POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL en cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, para garantizar el respeto, cuidado, transparencia y garantía de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general, establece la presente política la cual contiene los procedimientos de tratamiento de datos personales que se encuentran guardados y custodiados en nuestras bases de datos; las cuales son de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de dicha información. Esta política es de obligatorio cumplimiento para WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL.
OBJETO
Establecer el procedimiento por el cual se hace el tratamiento de los datos personales en cumplimiento de la ley de habeas data, teniendo en cuenta los derechos que recaen entre los empleados, clientes, proveedores y terceros sobre la información y las obligaciones que tiene WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL respecto del manejo de la misma de manera interna y externa.
ALCANCE
Esta política de Tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL en todas sus Agencias
DEFINICIONES
Cuando un término usado está definido en la presente Política de tratamiento de información, se estará a esta definición. Asimismo, cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se estará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de la Política de tratamiento de información.
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
PRINCIPIOS LEGALES QUE REGULAN ESTA POLÍTICA
Principio de legalidad: el Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
Principio de finalidad: la finalidad del Tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.
Principio de límite razonable: se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
Principio de libertad: los datos personales sólo pueden ser tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial.
Principio de veracidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: se debe garantizar el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales cuyo Tratamiento sea realizado por WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL
Principio de Acceso y circulación restringida: el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
Principio de Seguridad: la información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
Principio de Incorporación sistemática: los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos de la actividad comercial de WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Nombre o Razón Social: WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL
Domicilio o Dirección: AV CALLE 24 No 95 A – 80, ETAPA 1, OFICINA 505, Bogotá., oficina principal
Teléfono: 57 6013736727
Correo Electrónico: Info@whtl-global.com
TRATAMIENTOS
WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica, suprime, elimina y en general gestiona los datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.
FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL con las siguientes finalidades:
Enviar notificaciones, información y/o actualizaciones a clientes, proveedores y trabajadores.
Consultar y acceder la información del titular del dato que repose o se encuentre en bases de datos o archivos de Entidades Públicas o Privadas, nacionales o internacionales.
Consultar la información del Titular que repose en Centrales de Riesgo o Bancos de Datos de Información Financiera, además en caso de incumplir con las obligaciones realizar el reporte en dicha central o base de datos.
Atender Solicitudes, Quejas y Reclamos por parte del titular, así como realizar la evaluación del nivel de satisfacción al cliente respecto a los servicios prestados y la invitación a eventos organizados WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL, entre otros.
Realizar la preventa, venta, servicio y posventa de los servicios prestados por WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL.
Dar cumplimiento a todas las obligaciones contraídas con los Empleados, clientes y proveedores.
Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
DERECHOS DE LOS TITULARES:
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer los Datos Personales sobre los cuales WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados. Este derecho se podrá ejercer, entre otro frente a datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Ser informado por WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular, WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Solo recolectaran datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. No podrán realizar ningún tipo de tratamiento, (recolección, almacenamiento y uso) de datos personales sin consentimiento libre, previo, voluntario, debidamente informado del titular, el cual deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser consultado posteriormente.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Modo de obtener la autorización:
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
Al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
Los derechos que le asisten como Titular, ver numeral 7 de ésta política
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De acuerdo a la Ley de Protección de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (Huellas dactilares, Firma manuscrita etc.)
Se podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles, solo cuando WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL.
· Informe al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
· Informe al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
· Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo tratados por WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para ello, se ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, los cuales permiten conservar prueba de estas:
Comunicación dirigida a WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL, Área Sistemas de Gestión, Av Calle 24 No 95 a – 80, Etapa 1, Oficina 505, en la ciudad de Bogotá D.C.
Solicitud presentada al correo electrónico: info@whtl-global.com - mcshipbrokers.a.s@gmail.com
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL y sus encargados.
TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
Los datos personales con los que cuenta WORLD HOLDING TRANSPORT & LOGISTICS SAS – WHTL GLOBAL podrán transmitirse a terceras personas de naturaleza pública, nacional o internacional en cumplimiento de la Ley y de los tratados firmados por Colombia o en el cumplimiento del objeto social de dichas compañías, o a terceros de Naturaleza privada cuando la información suministrada por el Titular deba someterse a procedimientos de verificación y/o autenticación.
VIGENCIA
Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 13 de octubre de 2016.
La vigencia de la Base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377 de 2013.